Do sada je samo 27 od 73 institucije BiH uspostavilo elektronski sistem upravljanja dokumentima (DMS). Ako bi se ta „brzina“ zadržala i u budućnosti, sistem poslovanja bez papira u institucijama BiH bio bi uspostavljen tek za 22 godine.
To je nevela Kancelarija za reviziju institucija BiH u reviziji učinka „Elektronsko upravljanje dokumentima u institucijama BiH“.
Ovaj podatak najbolje oslikava zbog čega BiH značajno zaostaje za ostalim zemljama Evrope u digitalnoj transformaciji društva. Revizori se pozivaju na podatke UN o razvijenosti e-uprave, gdje je BiH na 94. mjestu od 193 rangirane zemlje, a na pretposljednjem mjestu od 44 evropske zemlje u 2020.
Zbog čega je DMS uopšte bitan?
Ukratko, DMS prati prolaz dokumenta unutar neke organizacije i omogućava jeftiniji rad i rad bez papira što je posebno značajno u uslovima pandemije.
Prednosti DMS su smanjenje troškova arhiviranja, fleksibilnost u dostupnosti informacija i podataka, povećanje bezbjednosti podataka i informacija, povećanje efikasnosti unutar organizacije, distribucija dokumenata i lakša pretraživost, ekološki aspekti i društveno odgovorno poslovanje.
– Stvaranje e-uprave u BiH je započeto 2006. i još nije završeno. Prema Godišnjem izvještaju o napretku Kancelarije koordinatora za reformu javne uprave za 2018. godinu, oblast e-uprava je oblast s najmanjom realizacijom ciljeva, dosada svega 60 odsto, a za 2018. ostvareni napredak je iznosio samo tri procenta – piše u revizorskom izvještaju.
Na nivou institucija BiH ne postoji pravni okvir kojim se reguliše obaveza i način uspostave DMS u institucijama BiH i koji elektronsko kancelarijsko poslovanje označava kao primarno.
Takođe, na nivou institucija BiH ne postoji centralno telo za e-upravu s jasno utvrđenim nadležnostima koje bi koordinisalo uspostavu DMS u institucijama BiH. Savjet ministara je Službi za e-vladu pri Generalnom sekretarijatu dodijelio centralnu ulogu u oblasti e-uprave, ali nije osigurao jasan mandat i odgovarajuću organizacionu poziciju.
Prema rezultatima upitnika, uspostavljeno je devet različitih softvera za DMS u institucijama BiH, od kojih je najzastupljeniji OWIS. Postoje još i interno razvijeni softveri za DMS, a njihova vrijednost je nepoznata. Raspon vrijednosti nabavljenih DMS-ova se kreće od pet hiljada do 2,5 miliona KM.
Prema dostupnim podacima, do sada je u uspostavu DMS u institucijama BiH uloženo više od 5,5 miliona KM. Problem je što su institucije nabavile DMS koji nisu kompatibilni jedan drugom, zbog čega je moguće otežano povezivanje i razmjena podataka.
